Lai aizpildītu avansu norēķinu, sākumā darbinieka kartītē jāatzīmē, ka darbinieks ir avansu norēķina persona.
Ja vēlaties izveidot jaunu vai atvērt jau esošu avansa norēķinu dokumentu, noklikšķiniet uz atbilstošajām pogām formas rīkjoslā; tiek parādīta kartīte Avansa norēķins.
Ievadot jaunu avansa norēķinu dokumentu, norādiet numuru un datumu. Kartītes augšējā daļā (dokumenta galvā) norādiet norēķinu personu, kura atskaitās par naudas izlietojumu. To var izvēlēties no sistēmā Tildes Jumis esošā partneru saraksta vai arī ievadīt jaunu.
Norādiet avansa norēķinu kontu, kurā tiks veiktas visas darbības ar šo partneri. Ja vienai personai ir paredzami avansa norēķini vairākās valūtās, katrai valūtai ir jāveido savs avansu norēķinu dokuments. Pēc noklusējuma norēķinu valūta ir Latvijas lati.
Dokumenta galvas zemākajā laukā norādiet avansa izsniegšanas pamatojumu.
Kartītes apakšējā daļā norādiet ar attaisnojuma dokumentiem saistīto informāciju - datumu, saņēmējfirmu, pamatojumu, čeka numuru un summu. Visas ievadītās rindiņas tiek automātiski numurētas un tām tiek piešķirts šodienas datums. Datuma vērtību var izlabot, lai tā atbilstu pirkuma (norēķina) veikšanas datumam. Var mainīt arī kārtas numuru, bet parasti tas nav nepieciešams.
Vienā dokumentā var iekļaut informāciju par norēķiniem ar vairākiem partneriem.
Kolonnā Summas st. (Summas statuss) var apskatīt, vai čekā norādītā summa ir sadalīta pa atbilstošajiem debeta kontiem un, ja tas ir izdarīts, vai summas sakrīt. Ja atbilstošie konti nav norādīti vai summas nesakrīt, summas statuss tiek parādīts sarkanā krāsā. Summas statusu īpaši ērti izmantot, ja avansa norēķinu dokumentus uzņēmumā veido vairāki cilvēki. Piemēram, darbinieks ievada informāciju par avansa norēķina attaisnojuma dokumentiem un pēc tam, kad dokumenta statuss ir nomainīts uz Ievadīts, grāmatvedis veic kontējumu, kas arī tiek parādīts summas statusa laukā. Lai varētu salīdzināt norēķinu personai izsniegto un tās iztērēto summu, kartītes lejasdaļā zem kolonnas Čeka summa ir norādīta čeku kopsumma.
Ja ar avansa norēķina dokumentu uzņēmumā strādā vairāki darbinieki, pēc čeku ievades ieteicams dokumentam nomainīt norēķina statusu uz Ievadīts (to var izdarīt formas labajā augšējā stūrī). Tas ļauj citiem sistēmas lietotājiem redzēt, kuri norēķinu dokumenti ir tikai iesākti, kuri ievadīti un kuri - jau gatavi kontēšanai. Šī iespēja var būt noderīga arī tad, ja uzņēmumā avansa dokumentu apstrādi veic tikai viens lietotājs, taču šādu dokumentu apjoms ir liels.
Kad informācija par čekiem ir ievadīta, summa jāsadala pa debeta kontiem; to varat izdarīt avansa norēķinu kartītes sadaļā Sadalījums pa kontiem.
Debeta kontu skaits nav ierobežots, bet parasti ir divas rindiņas: 1. - summa un debeta konts, 2. - summa un PVN konts. Atcerieties, ka summas tiek ievadītas un rediģētas čekam, kas ir iezīmēts kartītes kreisajā pusē. Iezīmējot citu čeku, atbilstoši mainās informācija sadaļā Sadalījums pa kontiem.
Pēc debeta kontu norādīšanas dokumentam var nomainīt norēķina statusu uz Norādīti konti.
Ievadīto avansa norēķina dokumentu var kontēt grāmatvedības kontos, noklikšķinot uz pogas Kontēt kartītes augšējā labajā stūrī. Noklikšķinot uz šīs pogas, tiek izveidoti dokumenti, kas grāmatvedības kontos atspoguļo avansa norēķina dokumentu, un dokumenta statuss automātiski tiek nomainīts uz Kontēts. Kontētu avansa norēķina dokumentu labot vairs nav iespējams. No viena avansa norēķina dokumenta var izveidot vairākus kontējumu dokumentus. Avansa norēķina dokumentā norādot vairākus partnerus, ar kuriem notikuši norēķini, katram partnerim tiek izveidots savs kontējuma dokuments. Šī dokumenta numurs ir vienāds ar avansa norēķina dokumenta numuru, bet tam aiz svītriņas pievienots dokumenta kārtas numurs avansa norēķina dokumentā. Ja vēlaties izdarīt izmaiņas kontētā avansa norēķina dokumentā, noklikšķiniet uz pogas Kontēt, lai tiktu izdzēsti izveidotie kontējumu dokumenti un tā statuss tiktu nomainīts uz Norādīti konti. Avansa norēķinu dokumentu atkal varēs labot.
Avansa norēķinu dokumentu varat arī izdrukāt. Lai izdrukātu avansa norēķinu dokumentu, dokumenta kartītē noklikšķiniet uz pogas Izdrukāt vai saraksta Avansa norēķini rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Izdrukāt.